Ero esityslistojen ja pöytäkirjojen välillä

Mitä eroa on esityslistalla ja minuutilla? Molempia sanoja käytetään liiketoiminnan englannissa puhuttaessa liikekokouksiin tai muuhun viralliseen kokoukseen liittyvistä kirjallisista muistiinpanoista. Esimerkiksi: Oletko nähnyt tämän päivän kokouksen esityslistaa? tai Oletko nähnyt pöytäkirjaa eilisestä kokouksesta? Näiden sanojen käytössä on huomattava ero suhteessa niihin käytettyyn aikakehykseen.

'Esityslistalla' tarkoitetaan sitä, mitä on tarkoitus keskustella kokouksen aikana. Esityslistalla on luettelo aiheista tai aiheista, joita käsitellään. Se toimii suunnitelmana tai kaaviona mitä tapahtuu. Siksi esityslista laaditaan ennen kokouksen järjestämistä. Esimerkiksi: Johtajamme lähetti huomisen kokouksen esityslistan, jotta tiesimme mitä odottaa. Muita sanoja, joita voidaan käyttää, ovat 'ohjelma', 'aikataulu' tai 'asiakirja', vaikka 'asiakirjaa' käytetään yleensä viitaten luetteloon oikeustapauksista, jotka aiotaan oikeudenkäynnissä. Kun viitataan tietyntyyppisiin kokouksiin tai ihmisten tapaamisiin keskustelemaan yrityksestä, ”esityslista” on yleisesti käytetty sana. 'Agenda' on yleisesti käytetty myös arjen englannissa viitaten mihin tahansa suunnitelmasuunnitelmaan. Esimerkiksi: mitä on tänään asialistalla?

Sana 'minuutit' tarkoittaa tiivistelmää menettelyistä tai tapahtumista sellaisena kuin ne on tallennettu lyhyisiin muistiinpanoihin. Kokouksessa käytettynä se on virallinen tapahtuma, mitä sanottiin tai mitä kokouksessa päätettiin. Joten minuutteja voidaan tallentaa vasta, kun kokous on pidetty. Liiketapaaminen tai muu virallinen kokous alkaa monta kertaa sihteerin lukemalla edellisen kokouksen pöytäkirjaa muistuttamaan kokouksen osallistujia tai pöytäkirja jaetaan kokouksen jälkeen viitetarkoituksiin. Esimerkiksi: Bobin sihteeri lähettää meille sähköpostia henkilöstökokouksen pöytäkirjoista siltä varalta, että meillä on jotain unohtunut. Jos kokouksessa päätetystä tai sanotusta on kysyttävää tai sekaannusta, pöytäkirjalla on arvokas tarkoitus tallentaa kokouksen aikana tapahtunut tarkkaan. Yksi asia, joka on huomioitava käytön suhteen, on kuitenkin, että sanaa ”minuutit” käytetään harvoin liikekielen ulkopuolella.

Koska näitä kahta termiä käytetään heidän kanssaan kokousasiakirjoina, niitä käytetään usein keskustelussa. Esimerkiksi: Pomo pyysi Suea ottamaan pöytäkirjan lähettääkseen toimistoon osoittaakseen, että hän noudattaa heidän lähettämäänsä kokousta varten lähettämäänsä esityslistaa. Todellakin, kun on päätettävä, mitä sanaa käytetään puhumaan kokouksen tapahtumista, se riippuu ajoituksesta. Muista vain, että esityslistat tulevat ennen kuin kokous todella tapahtuu, kuten suunnitelma, ja pöytäkirjat tulevat kokouksen jälkeen, kuten yhteenveto. Tällä tavalla sanoja 'esityslista' ja 'minuutit' voidaan käyttää oikein liikekielellä.