EOI n ja RFP n välinen ero
Share
Useilla organisaation tekemillä päätöksillä on vaikutuksia hankintoihin, jotka voivat vaikuttaa dramaattisesti tietyn päätöksen tekemisen kokonaiskustannuksiin. Hankintaan sisältyy toimittajan valintaan liittyviä prosesseja, maksuehtojen määrittelemistä, strategista tarkastusta, sopimusneuvotteluja sekä palveluiden ja tavaroiden ostamista. Se liittyy kaikkien organisaatiolle tärkeiden palvelujen ja tavaroiden hankkimiseen tai hankkimiseen.
Yksityisellä sektorilla hankintaprosessia pidetään strategisen tason toimintona, joka auttaa parantamaan yrityksen kannattavuutta. Se ei vain virtaviivaistaa prosesseja ja alentaa raaka-aineiden kokonaishintaa, vaan antaa organisaatioille mahdollisuuden myös löytää parhaat toimituslähteet. Kaiken kaikkiaan se on hyödyllinen sujuvan toiminnan varmistamisessa.
Julkisella sektorilla korkean tason johtajat ovat vastuussa tuloksen vähentämisestä. Vain muutama henkilöstö hallitsee hankintatoimintoa, mikä lisää korruption todennäköisyyttä tällä alalla. Tästä syystä on tarpeen lisätä yrityksen kokonaistuottoa. Esimerkiksi henkilöstöä voidaan kouluttaa tehostamaan toimintaansa ja parantamaan palvelun laatua, minkä seurauksena tulosta voidaan parantaa.
Ajan myötä tarjouspyyntöjen konsultointiin, ehdotuksiin ja suureen johtoon liittyy useita termejä, mukaan lukien joukko lyhenteitä, jotka liittyvät hankintoihin. Vain monet yritykset ovat tietoisia näistä ehdoista, mutta yrittäjänä tai pienyrityksen omistajana, jos haluat hallita ostajan ostovalmiutta tehokkaasti, on tärkeää tietää niiden tarkoitukset. Esimerkkejä ovat RFI (tietopyyntö), EOI (kiinnostuksenilmaisu), RFP (ehdotuspyyntö), RFT (tarjouspyyntö) ja RFQ (tarjouspyyntö). Jokaisella näistä ehdoista on erityinen tarkoitus hankintatoiminnassa.
EOI ja RFP ovat hankintatoiminnossa yleisimmin käytetyt termit, ja jokaisella niistä on erityinen rooli koko prosessin virtaviivaistamisessa. Monet ihmiset sekoittavat nämä termit suorittaessaan prosesseja. Jotta saataisiin parempi käsitys siitä, miten ne eroavat toisistaan, on tärkeää tietää, mitä nämä termit tarkoittavat.
EOI (kiinnostuksenilmaisu)
Kiinnostuksenilmaisulla (EOI), joka tunnetaan myös nimellä kiinnostuksen rekisteröinti (ROI), on samanlainen tehtävä kuin tietopyynnössä (RFI). Sitä käytetään seulontaprosessina hankinnan alkuvaiheissa muodollisen ja täsmällisemmän tarjouspyynnön tai RFT: n luomiseksi (myöhempi vaihe hankintatoiminnossa). Kun yritys julkaisee EOI: n, sen on arvioitava markkinoiden kyky toimittaa tai kerätä lisätietoja ennen siirtymistä RFT: lle. Ostoa tekevä yritys todennäköisesti nimeää urakoitsijan EOI: n kautta. Jotta se tapahtuisi, prosessin on edistyttävä, kunnes se saavuttaa RFT: n.
EOI on eräänlainen avoin tarjouskilpailu, jonka avulla mikä tahansa yritys voi ilmoittautua. Se synnyttää kovaa kilpailua ja antaa etuna mahdollisuuden uusille ja potentiaalisille toimittajille varmistaa työnsä. Rakennusurakoissa kritisoidaan kuitenkin suurelta osin sopimattomien toimittajien houkuttelemista, mikä johtaa ajan, rahaa ja vaivaa hukkaan..
EOI: tä pyytävässä ilmoituksessa on oltava kuvaus hankintayksiköstä, sopimuksen kuvaus (kuten budjetti ja laajuus), sopimuksen tyyppi, hankintareitti, ehdot ja ehdot, jättämisosoite ja määräaika sekä muut yksityiskohdat (mukaan lukien yhteystiedot) , organisaation kuvaus, tekninen suorituskyky ja siihen liittyvä kokemus, henkilöstön saatavuus ja heidän kokemuksensa jne.)
RFP (Ehdotuspyyntö)
Toisaalta RFP, tunnetaan myös nimellä Request for Tarjous (RFO), on asiakirja, jota voidaan helposti muokata. Sitä käytetään enimmäkseen, kun ostaja etsii ratkaisupohjaista vastausta vaatimustensa täyttämiseen ja tapauksissa, joissa muut tekijät (paitsi hinta) ovat keskeisiä kunkin tarjouksen arvioinnissa. Sitä käytetään myös tilanteissa, joissa selkeitä ratkaisuja tai eritelmiä ei ole saatavana, ja osto-osasto etsii useita innovaatioita ja vaihtoehtoja. Nämä instrumentit ovat joustavampia kuin RFT (jolla on yleensä hyvin määritellyt ratkaisut tai tekniset tiedot). RFP: tä käytetään pääasiassa ammatillisissa palveluissa, joissa ratkaisua ei voida määritellä helposti.
RFP sisältää taustatietoja organisaatiosta ja sen toimialasta. Pyyntö koostuu eritelmistä, jotka selittävät organisaation etsimät ratkaisut. Lisäksi se sisältää myös arviointikriteerit ehdotusten luokittelulle, lausunnon työstä, joka kuvaa tehtävän, jonka sopimuksen voittanut tarjoaja suorittaa, sekä aikataulun, jonka kuluessa projekti on saatettava päätökseen..
RFP luodaan yleensä projektin monimutkaisuuden vuoksi. Yritykset voivat hyötyä useista tarjoajista etsiessäsi hyvin integroitua ratkaisua useilta toimittajilta. Esimerkiksi, jos yritys aikoo siirtää liiketoimintansa paperipohjaisesta ympäristöstä tietokonepohjaiseen ympäristöön, se voi pyytää ohjelmistoa ja laitteistoa koskevan ehdotuksen koulutuksen lisäksi, jota tarvitaan uusien järjestelmien asentamiseen ja integrointiin liiketoimintaan.
Julkisella sektorilla yhteisöt voivat antaa RFP: n avoimen kilpailun luomiseksi ratkaisun kustannusten alentamiseksi. On kuitenkin huomattava, että eritelmiä lähinnä oleva RFP ei välttämättä välttämättä ole alhaisimman hinnan omaava. Hyväksyessään ehdotuksen yritysten on suoritettava kustannus-hyötyanalyysi varmistaakseen, että kustannukset eivät paina etuja.
erot
Seuraavassa on joitain eroja EOI: n ja RFP: n välillä:
- Eri tasot hankintoja
EOI toteutetaan usein hankintojen alkutasolla. Se voidaan vapauttaa tapauksissa, joissa ostaja luopuu teollisuuden panoksesta, jotta voidaan laajentaa vaatimuksia, jotka myöhemmin menevät markkinoille. Kuten jo keskusteltiin, RFP on yleensä seuraava askel; missä ostaja etsii ratkaisupohjaisia lähestymistapoja tuotteen tai palvelun toimittamiseen.
- EOI: n ja RFP: n vaiheet
EOI: lla on yleensä useita vaiheita. Sitä käytetään luetteloimaan mahdollisia myyjiä tai toimittajia ennen kattavien tarjousten hakemista tarjoajilta, jotka on valittu luetteloon. Päinvastoin, RFP: llä voi olla joko yksi vaihe tai se voi olla useita vaiheita.
- Milloin EOI: tä ja RFP: tä käytetään?
EOI: ta käytetään tapauksissa, joissa vaadittavat tiedot (tarjoajilta) ovat erityisiä, mutta ei ole varmuutta siitä, pystyykö toimittaja toimittamaan palveluja ja tavaroita vaatimusten mukaisesti. Lisäksi EOI-tapauksissa ostajilla ei ole tarpeeksi tietoa yksityiskohtaisen pyynnön laatimiseksi. Toisaalta RFP: tä käytetään tapauksissa, joissa vaatimus on määritelty oikein, mutta yritys etsii joustavaa tai innovatiivista ratkaisua. Toisin sanoen ostaja etsii ratkaisukeskeisiä huomautuksia vaatimusten täyttämiseksi.
On erittäin tärkeää olla tietoinen hankintaprosessien eri tasoista, jotta voidaan tehdä tehokkaita päätöksiä järjestelmällisen tiedonkulun avulla. Selkeä käsitys näistä ehdoista ja siitä, miksi niitä käytetään prosessissa, antaa yritykselle mahdollisuuden virtaviivaistaa prosessejaan ja saada syvemmän kuvan koko hankintatoiminnosta.
