Tiedot ovat organisaation tärkein voimavara. Siksi on varmistettava, että tiedot ovat oikeita ja käytettäviä hinnalla millä hyvänsä. Tietojen validointi ja tietojen todentaminen ovat tärkeitä prosesseja varmistaa, että datalla on nämä kaksi ominaisuutta. Tietojen validointi varmistaa, että tiedot ovat puhtaita, oikeita ja tarkoituksenmukaisia, kun taas tietojen todentamisella varmistetaan, että kaikki tiedot on yhtä hyvä kuin alkuperäinen. Joten, molemmat prosessit varmistavat, että organisaatio ei menetä rahaa odottamattomien tietojen virheiden vuoksi.
Tietojen validoinnilla pyritään varmistamaan tietojen oikeellisuus (puhdas, oikea ja hyödyllinen). Tietojen validointimenettelyt käyttävät tietojen validointisääntöjä (tai tarkistusrutiineja) tietojen oikeellisuuden (enimmäkseen oikeellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden) varmistamiseksi. Se varmistaa myös tulotietojen pätevyyden järjestelmän turvallisuuden ylläpitämiseksi. Nämä säännöt toteutetaan automaattisesti datasanakirjojen avulla. Tietojen validointi voidaan toteuttaa myös ilmoittamalla tietojen eheyden säännöt tai menettelytavat, jotka panevat täytäntöön liiketoimintasäännöt (etenkin yrityssovelluksissa). Nämä liiketoimintasäännöt otetaan yleensä huomioon liiketoimintaanalyytikoiden suorittamassa alkuperäisessä liiketoimintavaatimusanalyysissa. Liiketoimintasääntöjen täytäntöönpano prosessin alussa on erittäin tärkeää, koska väärin validoiduilla tiedoilla on yleensä kielteinen vaikutus liiketoimintaprosessin toteuttamiseen.
Yksinkertaisin validointimuoto on tulojen tarkistaminen sen varmistamiseksi, että ne koostuvat merkkeistä “kelvollisesta” joukosta. Esimerkiksi puhelinluettelosovelluksen validointiprosessin tulisi validoida syötetyt puhelinnumerot varmistaaksesi, että ne sisältävät vain numeroita, plus / miinus-symbolit ja hakasulkeet (eikä mitään muuta). Hieman edistyneemmät validointiprosessit voisivat myös tarkistaa maakoodikentän tarkistaakseen, ovatko ne laillisia maakoodeja.
Tietojen todentaminen on prosessi, jolla tarkistetaan kopio tiedoista varmistaaksesi, että se on täsmälleen sama kuin alkuperäinen alkuperäinen tieto. Tietojen tarkistaminen vaaditaan yleensä, kun olet varmuuskopioinut tietosi. Useimmissa nykyaikaisissa varmuuskopio-ohjelmistoissa on sisäänrakennettu todennustoiminto. Jopa levyjen poltto-ohjelmiston avulla voit suorittaa varmennuksen polttoprosessin lopussa. Jos poltetun levyn tiedot varmennetaan, olet kunnossa. Mutta jos ei, sinun täytyy heittää se levy pois ja polttaa uudelleen. Tietojen tarkistaminen on erittäin tärkeä prosessi, koska se saa sinut tuntemaan olosi turvalliseksi, koska olet varma, että pystyt tosiasiallisesti käyttämään varmuuskopioituja tietoja, jos alkuperäiset tiedot katoavat tai vioittuvat. Varmennusohjelmisto varmistaa yleensä, että kopio on luettavissa ja että sisältö vastaa tarkalleen alkuperäistä sisältöä. Joten, se vie enemmän aikaa kuin pelkkä varmuuskopiointi, mutta se on vaivan arvoista. Mutta tyypillisesti suuret yritykset tekevät automaattiset varmuuskopiot yöllä, joten tarkistusprosessista johtuva ajan pidentäminen ei ole vakava ongelma.
Tietojen validointi suoritetaan yleensä alkuperäisestä kopiosta tai järjestelmän tuloista, kun taas tietojen todentaminen suoritetaan tietojen kopioista (tai varmuuskopioista). Tulojen kelvollisuuden tarkistaminen on erittäin nopeaa verrattuna varmuuskopioinnin jälkeisiin pitkiin varmennusprosesseihin. Validointia voidaan käyttää tietojen suojaamiseen käyttäjien tekemistä virheistä, kun taas varmennusta voidaan käyttää tietojen suojaamiseen järjestelmävirheiden aiheuttamilta ongelmilta..