Siihen mennessä jokaisella, jolla on pääsy tietokoneeseen, on todennäköisesti sähköposti. Siitä on tullut hitaasti olennainen osa viestintää etenkin paljon matkustaville. Mutta suurin osa meistä ei tiedä, mitä tapahtuu sen ohjelman taustalla, jota käytämme sähköpostiemme käyttämiseen. Yhden protokollan käytön sijasta sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen käytetään 2 protokollaa; yksi lähettämistä varten ja toinen on hakemista varten. Sähköpostien lähettämiseen protokolla on nyt ollut vain SMTP (Simple Mail Transport Protocol), joten meillä ei ole vaihtoehtoa siihen. Mutta vastaanottavassa päässä meillä on kaksi protokollaa, joista valita. Ensimmäinen on POP (Post Office Protocol) ja uudempi IMAP (Internet Message Access Protocol).
POP on näistä kahdesta vanhempi ja sitä on käytetty hyvin pitkään ja se on melko luotettava sähköpostien noutamiseen. IMAP, vaikkakin uudempi, on myös osoittanut olevansa erittäin hyvä protokolla sähköpostien vastaanottamisessa. Vaikka niillä on sama tehtävä, mainitun toiminnon toteutus eroaa suuresti kahdessa sovelluksessa. Aina kun POP käyttää postipalvelinta, se lataa kaikki sähköpostit ja poistaa palvelimen sisällön pitäen kaikki viestit paikallisesti. IMAP, toisaalta, ei tee tätä; se vain lukee kaikki palvelimella olevat sähköpostiviestit ja lataa sen, mitä käyttäjä haluaa lukea. Se ei myöskään poista mitään palvelimelta. Seuraukset eivät ehkä vaikuta aluksi ilmeisiltä, mutta kun käytät useita tietokoneita tai laitteita sähköpostisi tarkistamiseen, käy selväksi, että POP: n kanssa, kun olet ladannut sähköpostin työkoneellesi, se ei enää olisi kotitietokoneessasi näkyvissä, koska se oli jo poistettu. IMAP: n kanssa sitä ei tapahdu.
Toinen IMAP: n erinomainen ominaisuus on lepotila. Heti kun kirjaudut postipalvelimeen, sinua ei katkaista ennen kuin kirjaudut ulos. Tämä antaa sinulle reaaliaikaisen viesti-ilmoituksen sähköpostiohjelmasi kautta. POP: n avulla se vain lukee sähköpostin ja katkaisee yhteyden. Sinun on tarkistettava postilaatikkosi uudelleen muutaman tunnin kuluttua nähdäksesi mitä muuttui. Muut sähköpostiohjelmat ovat luoneet korjauksia tähän tekemällä POP-tarkistuksen tietyin väliajoin uusille sähköposteille.
Vaikka POP: ta käytetään edelleen laajalti, saatat olla edullisempaa aloittaa vaihtaminen IMAP-protokollaan. Sen tarjoamat ominaisuudet helpottavat sähköpostien käsittelyä hieman.