Ero työn erittelyrakenteen (WBS) ja resurssien jakauman rakenteen (RBS) välillä

Työnjakorakenne on tärkeä tavoite kaikelle projektille. WBS: n kautta projektipäällikköllä on hyvät mahdollisuudet luokitella ryhmän suorittama työ pieniin osiin, joita voidaan hallita helposti, kun taas RBS: n katsotaan olevan tärkeä osa tehokkuutta projektinhallinnassa. RBS: n kautta projektipäällikkö pystyy laatimaan luettelon resursseista, joita tarvitaan tietyn tehtävän suorittamiseen hierarkkisessa järjestyksessä.

Mikä tekee RBS: sta erilaisen kuin WBS

WBS on visuaalinen esitys koko suoritettavasta työstä jaoteltuna pienempiin segmentteihin, jotka jokainen projektiryhmän jäsen pystyy ymmärtämään. Tämä johtuu siitä, että jokaisella valmistustasolla on määritelmiä ja yksityiskohtia, jotka liittyvät kyseiseen vaiheeseen. Päinvastoin, RBS voidaan jakaa maantieteellisiin resursseihin tai organisaation resursseihin. Joitakin muita oikean ja tehokkaan RBS: n kannalta välttämättömiä työkaluja ovat resurssien arviointi, resurssikalenteri ja toimintoluettelot.

Syynä tähän on, että jokaiselle projektille johtaessasi joudut työskentelemään eri projektikomponenttien ja projektiresurssien kanssa projektin saattamiseksi loppuun. Hyvä esimerkki ovat projektitiimisi jäsenet.

Sinun on varmistettava, että ne ovat tuottavia ja strategisesti valmiita toteuttamasi projektin aikana.

Nyt, jos aiot keksiä tehokkaan WBS: n, seuraavat ovat joitain tärkeitä ohjeita, jotka auttavat sinua näkemään tämän läpi:

• Projekti / lopputulos on aina ylimmällä tasolla
• Sinun ei aina tarvitse määritellä kaikkia elementtejä samalla tasolla
• Työryhmien tulee kestää enintään 10 päivää
• Jokaisen työryhmän on oltava itsenäinen
• Työryhmissä ei tulisi olla päällekkäisyyksiä koko rakenteen läpi

Seuraava on yksinkertainen esitys segmentistä WBS: stä talon rakentamiseksi:

Talon rakentaminen

                                              perusta                     Sisäpuoli

Valmistuminen                         24% 45% 30%

talousarvio                               50 000 dollaria 86 000 dollaria 72 000 dollaria

Se osoittaa hankkeen eri osat, jotka on tarkoitus toteuttaa, ja tarjoaa lisätietoja niihin tarvittavasta budjetista ja toteutumisasteesta.

WBS on siis kartta / pääpiirteet tietystä projektista. Pääprojekti on avain, joka toimitetaan WBS: ssä, ja siitä lähtien se on jaoteltu pienempiin alakategorioihin, jokaisessa on yksityiskohtia siitä, miten ne toimitetaan.

Toisaalta, puhuttaessa RBS: stä, sinun on tiedettävä, että se toimii joidenkin tärkeiden työkalujen avulla. Projektipäälliköitä kehotetaan ottamaan käyttöön tai toteuttamaan tehokas RBS näiden työkalujen avulla. Nämä ovat seuraavat:

• Toimintaluettelo

Tämä on luettelo kaikista toimista, jotka ovat avainasemassa hankkeen loppuunsaattamisessa. Projektipäällikkö ei tarvitse vain luetteloa, vaan heidän on saatava niin paljon tietoa kuin mahdollista myös näistä luetteloista. Nämä tiedot sisältävät myös resurssit, joita luetellut toiminnot kuluttavat.

• Resurssien arviointi

Jotta jokainen toiminto voidaan suorittaa tuottavalla, tehokkaalla ja mikä tärkeämpää, kustannustehokkaalla tavalla, projektipäällikön on arvioitava tarvittavien resurssien määrä, tyyppi ja monimuotoisuus.

Jos nämä arviot ovat vääriä, voi olla mahdotonta saavuttaa hankkeen tavoitteita tai kokonaisuutena hanke saattaa epäonnistua.

• Resurssikalenteri

Resurssikalenteri kertoo resurssien saatavuudesta ajan kuluessa. Projektipäällikkö tarvitsee luettelon kaikista resursseista, joita tarvitaan projektin loppuunsaattamiseksi.

Nämä resurssit on myös lueteltava niiden saatavuuden perusteella pitkällä aikavälillä. Nämä tiedot ovat tärkeitä projektipäällikölle varmistaakseen, ovatko tarvittavat resurssit käytettävissä tietyn ajan kuluessa, joten projekti ei pudota.

RBS: llä on tällä hetkellä yhä tärkeämpi merkitys, ja projektihallintaohjelmisto sisällyttää sen rakenteeseensa. Jos käytät jotain projektinhallintaohjelmaa, voit kirjautua sisään ja tarkistaa tarvitsemiesi resurssien saatavuus ja mikä tärkeintä miten ne luokitellaan.

Tämä yleensä auttaa organisaatiota siinä mielessä, että projektipäälliköt pystyvät näkemään paljon yksityiskohtia yksinkertaisesta tietokannasta, kaikista käytetyistä resursseista.

WBS: n merkitys vs. RBS: n painopiste

Projektipäälliköllä ja projektitiimillä voi olla useita tärkeitä etuja WBS: stä, lukuun ottamatta projektin toteuttamiseen tarvittavan työn organisointia ja määrittelemistä. WBS: n kautta on helpompaa allokoida budjetti rakenteen ylimmistä tasoista. Kun tämä on tehty, kunkin osaston budjetit voidaan rakentaa WBS: n erittelyn perusteella.

Kustannus- ja aika-arviot toimitetaan yleensä jokaiselle WBS-osiolle. Näin tekemällä on helpompaa laatia aikataulu ja sopiva budjetti koko projektille.

WBS: n avulla on myös helpompaa seurata yksittäisten projektialojen suorituskykyä. Projektipäälliköllä on hyvät mahdollisuudet kertoa projektin suorituskustannukset, tunnistaa ongelma-alueet ja mikä tärkeintä avainkysymykset projektin järjestämisessä. Toisaalta RBS: ssä painopiste resurssien hierarkkisessa luettelossa on avainasemassa. Sinun on lueteltava kaikki resurssit riippumatta siitä, ovatko ne merkittäviä tai vaikka ne vaikuttaisivat turhilta, vaikka ne olisivatkin sinulle tärkeitä. Jokainen hankkeen taso tarvitsee tietyn määrän resursseja. Ne on lueteltava niiden merkityksen mukaan kunkin tason loppuunsaattamiseksi ja lopulta koko projektin loppuun saattamiseksi.

Luetut resurssit jaotellaan sitten pienempiin luokkiin sen tyyppisillä resursseilla, joiden avulla projektipäällikkö voi luokitella. Luokittelu etenee tosiasiallisesti edelleen alaryhmiin, kunnes kukin resurssityyppi on ryhmitelty yksittäisiin kokonaisuuksiin, jotka on helpompi tunnistaa ja hallita..

WBS: n edut verrattuna RBS: ään

Yksi WBS: n eduista on, että se auttaa projektipäällikköä määrittämään mahdolliset projektin mahdolliset riskit. Jos projektissa on jokin haara, jota ei ole määritelty selvästi, siitä tulee riskialue, johon on puututtava. Tällaisia ​​riskejä on tarkoitus seurata kunnolla, ja huolellinen arviointi suoritetaan projektin edetessä.

Jos projekti näyttää jäävän aikataulusta myöhemmäksi, projektipäällikölle on helpompaa viitata WBS: ään ja tunnistaa vaikeuksissa olevat alueet ja tehdä asianmukainen päätös kääntää asiat ympäri. Sitä vastoin RBS: n välitön hyöty, etenkin resurssien jakaminen alaryhmiin, on hallintokeskusten työn helpottaminen. Valvonnasta tulee paljon helpompaa ja prosessissa säästyy paljon aikaa.

Esimiehet pystyvät seuraamaan kutakin resurssiryhmää heidän edetessä projektia. Projektin tiettyjä tasoja on helpompaa nopeuttaa luottamatta toisiin, ottaen huomioon oikeat resurssit niiden loppuunsaattamiseen. Siksi jotkut hankkeet voidaan helposti saada päätökseen ennen asetettua määräaikaa, varsinkin jos hankkeen eri tasojen loppuunsaattaminen ei ole riippuvaista toisistaan.

Hyvällä RBS-suunnitelmalla johdolla on myös hyvät mahdollisuudet saada hyvä kuva resurssien kokonaismäärästä, joka on käytettävissä jokaiselle osallistuvalle joukkueelle. Sen lisäksi, että ymmärtää käytettävissä olevia resursseja, he pystyvät myös hallitsemaan resurssien käyttöä.

Edellä olevia tietoja verrattuna on suositeltavaa määrittää värit WBS: n eri osatoimituksille. Tämä on tärkeää saadaksesi lämpökartan koko projektin etenemisestä. Se helpottaa myös johdon huomion saamista projektialueilta, jotka ovat täydelliset ja löysälle alueille.

WBS, kun sitä käsitellään oikein, on hyvä tapa parantaa projektin parissa työskentelevien ryhmien tuottavuutta ja nähdä projekti valmistuvan ajallaan. Projektipäällikkö pystyy tunnistamaan tarvittavat taidot, jotta he voivat suorittaa projektin hyvissä ajoin, mutta kun kyseessä on RBS, meidän on ymmärrettävä sen tyypit. Tavanomainen tyyppi RBS on organisaation RBS. Jo perustetut hierarkkiset organisaatiojärjestelmät auttavat yleensä tämän RBS: n luomisessa. Organisaation RBS: n resurssit jaetaan yleensä kunkin organisaatioosaston ja työryhmän tarpeiden perusteella. Nämä ovat luokkia, jotka organisaatio on itse määrittänyt ja asettanut.

Maantieteellinen RBS on useimmissa tapauksissa epätavanomainen. Maantieteellisen RBS: n tärkein huolenaihe on kyseisten resurssien jakautuminen ja / tai sijainti ja miten ne on jaettu eri paikoissa organisaation tarpeiden mukaan.

Yhteenveto

Yhteenvetona voidaan todeta, että sekä WBS että RBS ovat avaimet hankkeen onnistuneeseen loppuun saattamiseen ja asiaankuuluvien projektiryhmien tehokkuuteen. Seuraavat ovat avainkysymykset, jotka määrittelevät jommankumman rakenteen.

Työnjakorakenne	Resurssien erittelyrakenne
o Ryhmittää teokset luokkiin	o Ryhmittele resurssit luokkiin
o Auttaa projektin etenemisen valvonnassa	o Auttaa resurssien käytön valvonnassa
o Hankeryhmien on oltava riippumattomia	o Resurssiryhmät voivat riippua toisistaan
o Painotus projektin aikajanaan	o Resurssien jakamisen painottaminen