Kirjanpito on yrityksen taloudellisten tapahtumien kirjaamisprosessi siten, että ne on järjestetty hyvin viitteellisiksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi. Organisaatiot hyväksyvät yhden tai kahden järjestelmän merkintäjärjestelmän tapahtumien kirjaamiseksi.
Yhden kirjauksen järjestelmä on menetelmä taloustapahtumien kirjaamiseksi, jossa vain yhden merkinnän kohdalla on joko tiettyä operaatiota koskeva joko veloitus- tai hyvityskirja. Esimerkiksi, jos asiakas maksaa käteisellä yritykselle, joko käteistilit hyvitetään tai veloitustililtä veloitetaan.
Yksi kertakirjausjärjestelmän erottuvuusominaisuuksista on, että se ei seuraa varojen ja velkojen tilejä, minkä vuoksi se näyttää olevan enemmän kuin sekkirekisterirekisteri. Tämä selittää miksi pienyritykset käyttävät menetelmää.
Kaksinkertaisen merkinnän järjestelmä varmistaa, että jokaiselle yksittäiselle veloitusmerkinnälle on tallennettava vastaava hyvityskirja, kun taas jokainen luotto merkitään loppuun tekemällä vastaava veloituskirjaus, mikä tarkoittaa, että jokaisella merkinnällä on vastakkainen merkintä.
Organisaatioiden on noudatettava kaksinkertaisen kirjauksen järjestelmää laatiessaan tilinpäätöstä, koska se varmistaa aritmeettisen tarkkuuden, joka on välttämätöntä veroyksikölle verojen laskemisessa.
Yksi tärkeimmistä eroista yhden kirjausjärjestelmän ja kaksinkertaisen merkinnän järjestelmän välillä on kirjanpitoon tallennetun tietueen tyyppi ja menetelmä, jolla se tallennetaan. Yhden tietueen järjestelmässä kirjataan vain yksi tietue, joka voi olla joko veloitus tai luotto.
Toisaalta kaksoisrekisteröintijärjestelmässä on kaksinkertainen kirjausmenetelmä jokaisessa tapahtumassa. Tämä tarkoittaa, että jokaiselle veloitustietueelle on vastaava hyvityskirja ja päinvastoin. Veloitus ja luotto kirjataan jokaisesta liiketoimesta, joka tapahtuu yrityksessä.
Tapahtumien monimutkaisuudella ja lukumäärällä on tärkeä merkitys määritettäessä, kuka ottaa käyttöön yhden ja kahden järjestelmän merkintäjärjestelmän. Yhden ilmoittautumisen järjestelmää käyttävät pääasiassa pienyritykset, joissa on yksityisyrityksiä ja kumppanuuksia.
Kaksinkertaisen kirjauksen järjestelmää, jolla kirjataan taloudellista toimintaa, käyttävät sekä pienet että merkittävät yritysyritykset. Suurten organisaatioiden on käytettävä kaksinkertaisen merkinnän järjestelmää tapahtumien kirjaamiseen, koska tämä menetelmä varmistaa tarkkuuden.
Yhden kirjaamisen kirjanpitojärjestelmä ei vaadi kustannuksia. Tämä johtuu siitä, että ammattitaitoista henkilöstöä ei tarvita avustamaan tapahtumien kirjaamisessa yhden tulojärjestelmän avulla. Se on yksinkertainen menetelmä yritystoiminnan kirjaamiseen.
Kaksinkertainen kirjausjärjestelmä kirjanpito on tekninen asia, joka vaatii ammattitaitoista henkilöstöä toteuttamaan. Koulutettujen henkilöiden, kuten koulutettujen kirjanpitäjien, palkkaaminen vaatii suuria kustannuksia monimutkaisessa menetelmässä, jolla kirjataan rahoitustapahtumat.
Kirjanpidossa esiintyvien virheiden havaitseminen on erittäin vaikeaa, kun organisaatio ottaa käyttöön kertaluonteisen järjestelmän liiketoiminnan kirjaamiseksi. Vastaavaa merkintää ei ole saatavana vertailuun, mikä tarkoittaa, että aritmeettisen epätarkkuuden taso on erittäin korkea.
Toisaalta virheiden havaitseminen voidaan nopeasti tehdä kaksoismerkintämenetelmällä, koska vastaava merkintä on tallennettu, mikä voi auttaa vertailussa. Tämä tarkoittaa, että aritmeettinen tarkkuus on korkea.
Yhden kirjanpidon kirjanpitojärjestelmä auttaa pitämään organisaation velallisten ja velkojien henkilökohtaista ja suoraviivaista tiliä. On myös korostettava, että yhden kirjauksen järjestelmää käytetään kirjoitettaessa merkintöjä kassakirjaan.
Kaksinkertaisen merkinnän järjestelmää käytetään erittäin hyvin organisaation kaikkien henkilökohtaisten, oikeiden ja nimellisten tilien ylläpitämiseen. Sitä käytetään myös pitämään yhtiön monimutkaisia tilinpäätöksiä, joihin sisältyy muun muassa osakejako.
Yhden kirjauksen järjestelmää ei voida käyttää yrityksen koetaseen laatimiseen, koska kaikki kirjanpitoon kirjatut tapahtumat ovat puutteellisia.
Koe-saldo voidaan kirjata kirjanpitoon kirjattujen tietojen avulla, koska tapahtumien veloitus ja hyvitys säilyvät, mikä helpottaa järjestelmän valmistelua.
Tuloslaskelman laatimista ei voida valmistella tietojärjestelmän kautta koottujen tietojen avulla. Tämä tarkoittaa, että tämä järjestelmä ei voi auttaa organisaatiota määrittämään taloudellista asemaansa.
Toisaalta kaksinkertaisen kirjauksen järjestelmä, jolla kirjataan organisaation rahoitustapahtumat, on hyödyllinen kaupankäynnin tuloslaskelman laatimisessa. Tämä tarkoittaa, että kaksinkertaisen kirjanpidon järjestelmä auttaa yritystä määrittämään taloudellisen asemansa.